Output des Back Office

Durch die Verarbeitung des Inputs wird im Back Office ein Output erzeugt. Es werden bestimmte vordefinierte Arbeitsschritte abgearbeitet und automatisiert. Stellt man sich die Arbeitsschritte als konkrete Tätigkeiten der Mitarbeiter vor, werden schnell die Vorteile eines automatisierten Verwaltens und Bearbeitens von Daten klar.

Der Output kann sehr unterschiedlich sein und ist stark von der Anwendung abhängig. In unserem Online-Shop können wir einige Beispiele für die unterschiedlichen Möglichkeiten vorstellen.


- Kommunikation & Kundenverwaltung

Das Back Office schickt automatisch Briefe, Mails, Faxe oder SMS-Nachrichten und übernimmt auf diese Weise einen Teil der Kommunikation mit den Kunden.

Wir schicken eine Mail zur Bestätigung des erteilten Auftrags, halten den Kunden über die Auftragsabwicklung auf dem Laufenden, informieren zeitnah über Termine, Probleme und eventuelle Verspätungen.

Am Ende der Auftragsabwicklung verschicken wir automatisch eine Rechnung, überprüfen den Zahlungseingang und mahnen automatisch. Dann fassen wir noch nach und schicken dem Kunden ähnliche Angebote oder informieren über Sonderaktionen, gratulieren zum Geburtstag oder verschicken Wartungsangebote und -erinnerungen. Im Idealfall haben wir mit diesen Vorgängen nichts zu tun.


- Prozesssteuerung

Das Back Office kontrolliert und steuert die verschiedenen Betriebsprozesse.

Das Back Office bearbeitet alle Aufträge und stellt jeden Tag eine Liste von allen Produkten zusammen, die gefertigt werden sollen. Es beschreibt genau, welche Teile zur Fertigung nötig sind und wo / wie sie zu beschaffen sind. Es kontrolliert die Arbeitsfortschritte bei komplexen Produkten, die Fertigstellung und die Lieferung. Weiter kontrolliert das System die Zahlungseingänge zu den Aufträgen und fertigt jeden Tag eine Liste aller benötigten Teile an.

Das Back Office kann automatisch bei Lieferanten Bestellungen ausführen und so die Lagerverwaltung automatisieren.


- Berichterstattung

Das Back Office erstellt relevante Berichte, die es der Geschäftsleitung ermöglichen, gut fundierte Entscheidungen zu treffen.

Das Sammeln und Aufbereiten relevanter Daten ermöglicht es, fundierte Entscheidungen zu treffen. Wie nebenbei fallen Daten über Kunden und Betriebsabläufe an. Das können Daten über die Bestellhäufigkeit, die Zahlungsmoral, die Wirkung von Marketingmaßnahmen sein. Oder auch genau Daten zu Fertigungszeiten, Lohnstückkosten, Auslastungen, Auftragsdurchlaufzeiten etc.

ll