Das e-Mail

Die Minimallösung ist die e-Mail-Kommunikation über das Internet. Mit einer e-Mail Adresse (e-Mail = Electronic Mail) sind Sie in der Lage, elektronische Post weltweit zu verschicken und zu empfangen.

Die E-Mail-Adresse ist im geschäftlichen Bereich inzwischen fast so selbstverständlich wie die Telefon- und Faxnummer.

Mit Ihrem Internet-Zugangsvertrag haben Sie automatisch die Möglichkeit, eine oder mehrere e-Mail-Adressen einzurichten. Eine e-Mail-Adresse setzt sich aus zwei Teilen zusammen, die durch das @-Zeichen getrennt sind.

Beispiel einer E-Mail-Adresse: herbert.mueller oder herbert.mueller

- Der Teil hinter dem @-Zeichen wird festgelegt durch den Internet-Dienst: Beispiel: t-online.de, aol.de, web.de mit der entsprechenden Landeskennung: .de (Deutschland), .nl (Niederlande), .be (Belgien)

- oder durch eine eigene Internet-Adresse:
sanitaer-mueller.de , fleischerei-schulze.de

- den vorderen Teil bestimmen Sie selbst, mit Ausnahme einiger nicht erlaubter Zeichen oder Umlaute. Bei der Einrichtung der E-Mail-Adresse werden diese Kriterien festgelegt und auch      geprüft, ob die gewählte Adresse noch frei ist.
 
- Programme auf Ihrem Rechner erlauben die komfortable Verwaltung, das Versenden und Empfangen von E-Mails.


Vorteile des Mails:

- Ständige Erreichbarkeit über das Internet, auch wenn der Rechner ausgeschaltet ist

- Schnelligkeit: Mails werden in der Regel in Sekunden übermittelt

- Weltweiter Versand und Empfang von Mails

- Versand und Empfang von Dateien an das Mail (z.B. Bilddateien, Word- oder Excel-Dokumente)
 
- Versand von Mails an mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig möglich. Die E-Mail-Adressen werden hintereinander in die Adresszeile eingegeben und durch ein ";" getrennt:
werner.mueller; michael_bauer; klaus.kaufmann

- Kostengünstiges Medium: Mails können auf Ihrem Rechner vorbereitet werden; es fallen lediglich die Verbindungskosten beim Versand und Empfang an


Nachteile des Mails

- Es können Viren eingeschleppt werden. Das Risiko lässt sich nicht komplett ausschließen, aber verringern:

- Installieren Sie auf Ihrem Rechner eine Virensoftware, die regelmäßig über das Internet aktualisiert wird

- Öffnen Sie keine Anhänge in Mails unbekannter Herkunft

- Bewusster Umgang mit dem Medium: Löschen Sie lieber eine Mail bevor Sie sie öffnen, wenn Sie sich über Absender oder Inhalt unsicher sind

- Es gibt keine zufriedenstellenden E-Mail-Verzeichnisse (analog zum Telefonverzeichnis)


Praxis-Check:

Welche Prozesse in Ihrem Unternehmen lassen sich durch den Einsatz von Mails optimieren?

Welche Prozesse werden bereits umgesetzt?

Wie ist Ihr Antwortverhalten bei Mails?