Projektplanung

2. Anforderungsprofil

a) Inhalte
 
- Soll das Angebot ein- oder mehrsprachig entwickelt werden?
- Was muss dargestellt werden? Welche Inhalte sind erforderlich ("must have")?
- Was könnte darüber hinaus dargestellt werden ("nice to have")?
- Liegen die Inhalte (Vorlagen) im Unternehmen vor?
- Was muss neu aufbereitet werden (Fotos, Texte, Grafiken)? Wer liefert die Inhalte?
- Welche Inhalte sind statisch (z.B. Anfahrskizze) und somit ohne Pflegeaufwand?
- Welche Inhalte sind regelmäßig zu aktualisieren (z.B. Angebote)?
- Soll ein Content-Management-System eingesetzt werden?

Ein Content-Manegement-System ist ein System zur komfortablen Pflege und Aktualisierung der Inhalte im Regelbetrieb.


b) Layout

- Welche CI-Vorgaben (1) sind einzuhalten (Logo, Schriftzüge, Farben)?
 - Liegen Logo/ Schriftzüge in digitaler Form vor? Falls nicht, wer erstellt die Vorlagen?

(1) CI: Corporate Identity, das Erscheinungsbild des Unternehmens


c) Domain

Der Homepage wird eine eigene Internet-Adresse (Domainname)www.meine-firma.de zugeordnet. Es gibt keinen Unterschied zwischen Groß- und Kleinschreibung. Es ist nur eine Frage der Darstellung, z.B.im Rahmen von Marketingaktivitäten, welche   Schreibweise man bevorzugt.

Die Internetadresse ist vergleichbar mit einer leicht zu merkenden Telefonnummer oder der 1a-Lage in der Innenstadt. Internet-Adressen sollten einprägsam,einfach und nachvollziehbar sein.

Auch wenn eine Adresse über 50 Zeichen lang sein darf,www.a-beissel-und-sohn-trocken-und-innenausbau.de ist dies sicher der falsche Weg. Voraussetzung für die Wahl einer Internet-Adresse    ist, dass diese noch nicht vergeben ist.

Unter www.denic.delässt sich online prüfen, welche .de-Adressen noch frei sind. Im Januar 2003 waren hier über 6 Millionen Internet-Adressen mit der Länderkennung .de registriert.


Registrierungsrichtlinien:

Registrierungsaufträge können entweder über einen Internet-Service-Provider, oder unmittelbar an die DENIC erteilt werden.

Voraussetzung für die Bearbeitung ist, dass die gewünschte Domain den in diesen Richtlinien enthaltenen Vorgaben entspricht.
Eine Domain www.meine-wunschdomain.de kann aus den Ziffern 0 bis 9,Buchstaben des lateinischen Alphabets (A bis Z, also ohne Umlaute undandere Sonderbuchstaben) und Bindestrichen (-) bestehen.

Sie muss wenigstens einen Buchstaben enthalten, darf weder mit einem Bindestrich beginnen noch enden und nicht an der dritten und vierten Stelle Bindestriche enthalten. Groß- und Kleinschreibung werden nicht unterschieden. Die Mindestlänge einer Domain beträgt drei, die Höchstlänge 63 Zeichen.

Unzulässig als Domains sind die Namen anderer Top Level Domains, wie org, com, net, nato, mil, und sämtliche länderbezogenen Bezeichnungen wie .de, .be, .nl,....sowie      deutsche Kfz-Kennzeichen.

Weitere Informationen unter www.denic.de. Testen Sie dort auch, ob Ihre Wunschadresse noch frei ist.

Tipp:
Ihre Internet-Adresse sollte kurz und einprägsam sein und einen sinnvollen Bezug zum Unternehmen haben.

3. Content-Management-System

Unbestritten ist die Aktualität der Inhalte der wichtigste Faktor eines Online-Auftritts. Bei der Projektierung einer Internet-Anwendung werden die Kosten für Pflege und Aktualisierung oft unterschätzt.

Grundsätzlich bieten sich zwei Möglichkeiten an:

- Beauftragung einer Agentur mit der Pflege und Aktualisierung
- Änderungen werden im Unternehmen selbst durchgeführt

Ein Dienstleister - das kann z.B. die Agentur sein, die das Angebot aufgebaut hat - bildet einen ständigen Kostenblock. Bei kurzfristig zu realisierenden Änderungswünschen spielt auch der Zeitfaktor eine Rolle.

In der Regel st es sinnvoll, eigene Mitarbeiter so zu schulen,dass sie eigenständig die Pflege übernehmen können. Vereinfacht wird die Aktualisierung, wenn ein Content-Management-System(Redaktionssystem) zur Aktualisierung der Inhalte verwendet wird.

Hier werden auf dem Markt Standardlösungen angeboten oder individuelle, auf den Kundenwunsch zugeschnittene Systeme. Letzteres ist natürlich mit einem erheblichen Kostenaufwand verbunden.

Die Anforderungen an ein Content-Management-System sind u.a.:

- Einfache Bedienung ohne HTML-Kenntnisse
- Trennung von Inhalt und Layout
- Zeitliche Steuerungsmöglichkeit
- Ermöglichung von Gruppenarbeit
- Rechteverwaltung
- Automatische Verwaltung von Hyperlinks
- Archivierungsmöglichkeit
- Trennung von Test- und Betriebsumgebung

Im Rahmen der Konzeption des Web-Auftritts ist zu klären, welches System für Ihre Ansprüche geeignet ist. Die Agentur wird Sie in der entsprechenden Auswahl unterstützen.


4. Kostenplanung

DieKostenplanung ist sicher der Bereich mit den meisten Unbekannten und am Schwierigsten einzuschätzen. Kostengünstige Softwareprodukte für die Gestaltung und Erstellung von Internet-Auftritten, Komplettangebote von der Stange oder "Billigangebote" von Providern (1) verfälschen unterUmständen    das Bild über Leistungen und möglicheKosten einer Gesamtlösung.   

Vielleicht ist die gekaufte Standardlösung einer e-shop-Anwendung genau die Lösung,die für Ihre Anforderungen die Richtige ist. Auf der anderen Seite ist dort der individuelle Gestaltungsspielraum eingeschränkt.

(1)Der Service-Provider (Internet-Provider) stellt die Inhalte im Internetauf seinem Server zur Verfügung. Server : Rechner oder Software auf einem Rechner, die den Clients den Zugriff auf die Daten ermöglicht.Client : Programm, mit dem die Informationen von einem Server abgerufen werden können. Browser sind (MS    Explorer oder Netscape) sind Clients.

Generell gilt: Informieren Sie sich sorgfältig, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Die Kosten-/ Budgetplanung ist notwendig als Entscheidungsgrundlage für die Zustimmung durch die Geschäftsleitung. Sie bildet den ungefähren Kostenrahmen für das Projekt.


Personalkosten

- Projektleitung, Projektteam, Reisekosten, Schulungen, Angebotseinholung


Inhalte

Die Kosten sind abhängig von den geplanten Inhalten und deren Umsetzung.

- Redaktion, Erstellung der Inhalte; Mehrsprachigkeit
- Grafiker, Fotografen
- Videoproduktionen, Animationen

Eine aufwändig gestaltete Animation (Beispiel Herrenausstatter www.hugoboss.de ) treibt die Entwicklungskosten deutlich in die Höhe.

- Produktionskosten/ Agenturkosten auf Grundlage der vorliegenden Angebote
- Weiteres unter Punkt 4.


Erstellung des Internet-Auftritts

Welche Leistungen lassen sich mit eigenen Ressourcen erbringen, welche Leistungen sollten extern vergeben werden? Hier gilt es ebenfalls, sorgfältig abzuwägen.

Es gibt sehr gute Texteditoren oder grafische Editoren zur eigenen Erstellung von Internet-Präsenzen(Beispiel Dreamweaver (1) ). Sind die Anschaffungskosten in der Regel nicht so hoch, so haben Sie alle eins gemeinsam: Es werden personelle Ressourcen und fachliches know-how benötigt, sich intensiv mit diesen Programmen zu beschäftigen und optimal einzusetzen.

(1)Mit Dreamweaver MX können Sie in einer einzigen Umgebung auf effiziente Weise Websites    oder Internetanwendungen entwickeln,erstellen und verwalten. Dreamweaver MX ist derzeit in englischer und deutscher Sprache erhältlich. Kosten: 520,-    € (Stand01/03) für Macromedia Studio MX inkl.
- Dreamweaver MX
- Macromedia Flash MX
- Fireworks MX
- FreeHand 10
- ColdFusion MX Developer      Edition
(nur Windows)
- Macromedia Flash Player      6

Weitere Informationen unter www.macromedia.com

Unabhängig davon ist die grundsätzliche Frage zu klären, welche   Qualifikationen im Unternehmen vorhanden sind, den Web-Auftritt seriös und anspruchsvoll zu gestalten.


Agenturleistungen

- Designkosten
- Erstellungskosten
- Sonstige Kosten
- Shoplösungen
- Datenbankanwendungen


Service-Provider

- Providingkosten sind auf Grundlage der vorliegenden Angebote zu ermitteln und zu vergleichen
- Weiteres unter Punkt 4.


Infrastruktur

- Internet-Anschluss
- Hard- und Software
...

Das Providing (Hosting)des Internet-Angebotes stellt einen permanenten Kostenblock dar. Sie stehen vor der Wahl, das Angebot auf einem externen Server beim Provider oder auf einem eigenen Server unter eigener Regie bereitzustellen.

Grundsatzentscheidung:

- Haben Sie die Zeit, das Know-how und die Mitarbeiter, um einen störungsfreien Betrieb des Servers zu gewährleisten?
-Verkraftet die hauseigene Netzanbindung den Datenverkehr oder stehen die Anrufer Schlange vor Ihrer WWW-Präsenz? (lange Wartezeiten)?
-Wie teuer ist ein externer Provider im Vergleich zu den Kosten für die permanente Anbindung des eigenen Web-Servers ans Internet über Standverbindungen oder Wählverbindungen?

Die Entscheidung fällt bei klein- und mittelständische Unternehmen vielfach für die Bereitstellung und Verwaltung der Internet-Präsenz bei einem Service-Provider.


5. Wahl der externen Dienstleister

Für die Konzeption und Realisierung einer professionellen Internet-Anwendung ist entsprechendes Fachwissen erforderlich. Sofern dieses Wissen intern nicht vorhanden ist, sind externe Dienstleister hinzuzuziehen. Dies können sein:

- Systemhäuser
- Service-Provider
- Internet-Agenturen
- Werbeagenturen
- Multimedia- und Grafik-Design-Dienstleister

Auswahlkriterien:

- Referenzen
- Qualifikationen
- Verfügbarkeit (zeitlich)
- Erreichbarkeit (regional ansässiges Unternehmen?)
- Kosten

 
Praxis-Check:

Internet-Dienstleister in der Technologieregion Aachen : Übersicht    (alphabetisch) bei der IHK Aachen unter www.aachen.ihk.de/de/unternehmensdaten.htm

In den Internet-Präsenzen  der Unternehmen erhalten Sie einen ersten Eindruck vom Leistungsspektrum der Service-Provider und Internet-Agenturen.

Aufgabe: Fordern Sie bei Interesse Unterlagen der Unternehmen an. Notieren Sie, wann Sie welche Unternehmen angeschrieben haben.

Erfahrungsaustausch: Welche Erfahrungen haben Andere, z.B. Kollegen gemacht?


Service-Provider

Für die Auswahl des richtigen Providers sind verschiedene Faktoren maßgebend:

- Wie ist die Netzwerkzuverlässigkeit und der störungsfreie Ablauf?
- Ist eine 24-stündige Verfügbarkeit der Dienste gewährleistet? Ausfallsicherheit, Sicherungssysteme?
- Wie ist der Datendurchsatz? Geschwindigkeiten, Auslastungen, Anbindung des Providers?
- Ist es ein ortsansässiger Provider? Wo steht der Web-Server mit der Internet-Präsentation?
- Welche Sicherungssysteme bestehen?
- Wie viele Einwählknoten (POPs) gibt es?
- Kosten:
   - Ist der Internet-Zugang mit einer Monatspauschale abgegolten        oder fallen zusätzliche,zeitabhängige Kosten an?
    - Wird eine einmalige Installationsgebühr verlangt?
   - Kosten für Datenkontingente auf dem Web-Server (Umfang des    WWW-Angebotes) und für Datentransfer
- Kosten für eigene Domain (einmalig, monatlich)
- Welche Möglichkeiten des Internet-Zugangs werden angeboten: Modem, ISDN, Standleitung?
-Welche Dienste (WWW, E-Mail, FTP (1) , ...) sind im Internet-Zugangintegriert? Entstehen für einzelne Dienste Zusatzkosten, z.B. für denEmpfang oder das Versenden von Mails?

(1)FTP, das "File Transfer Protocol" regelt die Übertragungvon        Dateien zwischenverschiedenen Rechnern verschiedener Betriebssysteme oder Systemarchitekturen, z:B. für die Übertragung der aktualisiertenProduktangebote von Ihrem Rechner auf den Rechner des Service-Providers, auf dem die Internet-Präsenz gespeichert ist

- Ist eine direkte Aktualisierung der eigenen HTML-Seiten per FTP möglich?
- Zusätzliche Serviceleistungen
   - Ist ein Mail-to-Fax-Gateway realisierbar? Damit können Mails        direkt auf Faxgerät übertragen werden.
    - Können vorhandene Datenbanken in das WWW-Informationsangebot     eingebunden werden?
    - Monatliche Zugriffsstatistik
    - Stundensätze bei notwendigen Programmierarbeiten
    - Kundendienst außerhalb der normalen Arbeitszeiten
    - Support; Schulungen

Die "Minimallösung" sind Angebote von "Billiganbietern" www.purtec.de oder Standardpakete wie bei www.t-online.de

Prüfen Sie vor der Entscheidung die verschiedenen Angebote vor dem Hintergrund dessen, was nicht nur kurzfristig, sondern langfristig die richtige Lösung ist. Zumindest sollte die angestrebte Lösung so angelegt sein,dass sie mittel- oder langfristig aufgerüstet werden kann.


Agentur

Holen Sie Angebote von Dienstleistern ein und vergleichen Sie. Zur besseren Vergleichbarkeit ist ein konkretes Briefing zu erstellen, die sich auf das oben erstellte Anforderungsprofil stützt.

Dieses Anforderungsprofil ist noch nicht Grundlage für eine Auftragserteilung, diese kann erst nach Konzeption der Internet-Anwendung (Modul 5)erfolgen. Das erste Briefing vermittelt aber einen Eindruck über Leistungen und Kosten der Agentur und ermöglicht eine Vorauswahl.

Der Vergleich der Angebote erfolgt nach folgenden Kriterien:

- Kosten für die Entwicklung des Designs unter Berücksichtigung der CI-Vorgaben (1), mit Alternativentwurf
(1) CI: Corporate Identity, das Erscheinungsbild des Unternehmens
- Preis je HTML-Seite (2)
(2) HTML: Sprache, in der die WWW-Seiten erstellt werden
- Preis für Dialogseiten (e-Mail-Formular, Bestellseite, ...)
- Kosten für Programmierleistungen
- Kosten für die Aufbereitung der bereits vorliegenden Daten
- Kosten für die Digitalisierung von Daten (Fotos, Texte)
- Sonderanwendungen: Shopsystem, Routenplanung, Diskussionsforum, Newsletter, ...
- Fachliche Unterstützung bei der Strukturierung des Internet-Auftritts
- Zusätzliche, nicht kalkulierte Kosten (Stundensatz?)
- Verpflichtung für einen bestimmten Provider?
- Kosten für die Einbindung des Angebotes in Suchmaschinen
- Spätere Kosten für Aktualisierungen oder Pflegetool für die eigene Durchführung von Aktualisierungen
- Terminvorgaben


Fachbegriffe

Fachbegriffe von @bis Zugangsknoten finden Sie im Angebot des Electronic Commerce Info Net unter www.ecin.de/abc

Nach Vorlage der unterschiedlichen Angebote im Bereich des Providings und  der Agenturen ist unter Berücksichtigung der Terminvorgaben und Kostenplanung eine Entscheidung für eine Agentur und einen Service-Provider zu treffen.


6. Terminplanung

In Abstimmung mit der Geschäftsleitung und den involvierten Fachabteilungen (Termine als Zielvorgabe) werden die Terminvorgaben(Ziele) festgelegt. Sach- Kosten- und Terminziele sind miteinander abzustimmen.

In Abstimmung mit Projektteam, Service-Provider und Online-Agentur kann die exakte Terminplanung erstellt werden. Die Planung des Zeitrahmens für die Entwicklung und Realisierung der Internet-Präsenz ist abhängig von:

- Welche technischen und personellen Ressourcen stehen zur Verfügung?
- Welche Inhalte müssen noch erstellt oder digital umgesetzt werden?
- Terminplanung der externen Dienstleister

Eine detaillierte Zeitplanung ermöglicht die Kontrolle und Einhaltung der einzelnen Projektschritte im Hinblick auf die Gesamtrealisierung. Legen Sie Zwischenschritte fest, die entsprechend abgestimmt und freigegeben werden. Hier ist ein intensiver Kontakt zwischen   Projektleitung und Ausführenden (Projektteam oder Agentur)erforderlich.


7. Definition von Meilensteinen

Meilensteine sind Ereignisse, die das Erreichen von wesentlichen Teilzielen eines Projekts aufzeigen. So kann jede Arbeitseinheit mit einem Meilenstein enden.

Beispiel : Die "Freigabe des Budgets" oder "Termin für die Entscheidung Service-Provider"

Die Definition und Einhaltung der Meilensteine ist wichtig für die Projektüberwachung.